GoBD Zusammenfassung – Alle wichtigen Infos im Überblick

Auf dieser Seite erfahren Sie alles über die GoBD (früher GDPdU). Darunter finden Sie auch die alle Anforderungen und Prinzipien die das Bundesfinanzministerium für die Unternehmen in Deutschland vorschreibt. Außerdem können Sie hier testen ob Ihr Unternehmen bereits GoBD konform ist. Egal ob für Kassensysteme Gastronomie oder Kassensysteme Einzelhandel oder irgend eine andere Branche, in den Anforderungen gibt es dabei keine Unerschiede.

Was ist die GoBD?

Die GoBD sind vom Bundesfinanzministerium festgelegte Buchführungs- und Aufbewahrungsregeln welche seit dem 1. Jänner 2017 für alle Unternehmen in Deutschland gelten.

Ausformuliert bedeutet die GoBD: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Die GoBD kann als Weiterentwicklung der allgemein gültigen Buchführungs- und Aufbewahrungsregeln verstanden werden. Sie sind seit dem 1. Jänner 2017 in Deutschland gültig und löst somit die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ und die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ ab.

Zusammengefasst bedeutet dies für Unternehmen, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente nun auch in elektronischer Form aufbewahrt werden müssen.

Darunter fallen unter anderem:

• Außersteuerliche und steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten (ua. gewerberechtliche und branchenspezifische Aufzeichnungsvorschriften)
• Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen und die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind
• Bücher und sonstige erforderliche Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden, wenn sie der GoB entsprechen

Grundsätzlich haben die Steuerpflichtigen einen Spielraum inwiefern sie ihr Buchhaltung im Unternehmen gestalten. Da es unterschiedliche betriebliche Abläufe gibt, unterscheidet sich die Buchführung. Wichtig ist aber, dass dabei die gesetzlichen Vorgaben der GoBD – wie Ordnungsvorschriften und der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) – eingehalten werden müssen.

Allgemeine Anforderungen der GoBD

Die deutsche Finanzverwaltung gibt dabei klare Regeln vor, wie die IT-unterstützten Prozesse im Unternehmen gestaltet werden müssen. Dabei werden folgende Anforderungen gestellt:

• Ordnungsmäßigkeit elektronischer Aufzeichnungen
• Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung:
  Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung, Unveränderbarkeit

Test: Ist meine Kasse GoBD-konform?

Hier können Sie einen GoBD Check durchführen und uberprüfen ob Ihr Unternehmen bereits den Regelungen des Bundesfinanzministerium entspricht.

1. Nachvollziehbarkeit: Alle Aufzeichnungen und Buchungen eines Unternehmens müssen nachvollziehbar sein. Keine Buchung ohne Beleg!
2. Nachprüfbarkeit: Die aktuellen und historischen Aufzeichnungen müssen aussagekräftig und vollständig sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich somit innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens verschaffen können.
3. Unveränderbarkeit: Bereits erstellte Einträge dürfen Sie im Nachhinein nicht abändern. Veränderungen, Korrekturen und der ursprüngliche Inhalt müssen erkennbar sein.
4. Vollständigkeit: Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen. (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht)
5. Richtigkeit: Die Geschäftsvorfälle sind im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften und alle Buchungen werden richtig vorgenommen.
6. Zeitgerechte Buchungen: Zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und der buchmäßigen Erfassung. Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen täglich festgehalten werden.
7. Aufbewahrung: Es gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Dabei müssen Sie alle elektronisch aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten absichern.
8. Ordnung: Der Grundsatz der Klarheit verlangt chronologische, übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. Bei der doppelten Buchführung sollen Geschäftsvorfälle geordnet dargestellt werden, um einen Überblick über die Ertragslage des Unternehmens zu gewährleisten.
9. Datensicherheit: Die Daten müssen vom Steuerpflichtigen vor unbefugten Zugriff und vor Verlust geschützt werden.

Wenn Sie ihre Buchhaltung ohnehin ordnungsgemäß durchgeführt haben, sind die neuen GoBD-Standards nichts Neues für Sie. Seit dem 1. Jänner 2017 geht es in erster Linie darum, dass die Buchhaltung und die in den GoBD enthaltenen Grundsätze für elektronische Kassensysteme gelten. Aufgrund der wachsenden Digitalisierung und des technologischen Wandels hielt es das Bundesfinanzministerium für notwendig die GoBD-Standards zu überarbeiten und auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei stand die elektronische Verwaltung aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtiger Dokumente im Vordergrund.

Problem dabei ist, dass unterschiedliche Kassensysteme und Betriebsabläufe aufeinandertreffen und somit eine einheitliche Prüfung der Buchhaltung schwieriger ist als gedacht. Daher sollen die GoBD neue Richtlinien bzw. Mindeststandards für das Zusammenspiel der Kassensoftware und der betrieblichen Buchhaltung darstellen. In der Praxis erweist sich dabei das iPad Kassensystem als eine sehr gute Investition, da es eine praktische Lösung für  GoBD konforme Registrierkassen darstellt.

Das Prinzip dahinter ist klar: Kassensysteme sollen die Geschäftsvorälle eines Unternehmens elektronisch und automatisch aufbewahren und abspeichern. Dabei wird in Ihrem Unternehmen viel Zeit und Kosten erspart, die sie anderswo viel sinnvoller einsetzen können. Ein weiterer Vorteil den Standards der GoBD zu folgen ist, dass Sie immer einen genauen Überblick über die Finanz- und Ertragslage Ihres Unternehmens haben und können dadurch gegebenenfalls innerbetriebliche Prozesse noch effizienter ausgestalten. Seit dem 1. Jänner 2017 sollten die GoBD für alle Unternehmen eingehalten werden.

Für Ihr Unternehmen bedeutet dies also, dass Sie in erster Linie überprüfen ob ihre Kassensysteme bereits GoBD konform sind. Für die Jahre 2015 und 2016 galten noch die Übergangsfristen, die von dem Bundesfinanzministerium festgelegt wurden. Im Jahre 2020 wird eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung für alle Kassensysteme verpflichtend sein. Spätestens dann treten alle Regelungen der GoBD in Kraft.

Belegwesen

Hier können Sie bereits einen kurzen Check machen, ob ihre Kasse bereits den Regelungen der GoBD entspricht.

Analog zur Buchhaltung in Papierform, müssen die Belege auch in elektronischer Form sichergestellt werden. Außerdem müssen wie bei den Papierbelegen auch die elektronischen Belege mit einer fortlaufenden Belegnummer versehen werden. In der digitalen Form kann diese auch automatisch vergeben werden. Wie bereits bekannt, muss für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg zugrunde liegen. Dabei gelten folgende Anforderungen:

• Eindeutige Belegnummer
• Belegaussteller-und -empfänger
• Betrag inklusive Mengen- und Wertangaben
• Wechselkurs bei Fremdwährung und Währungsangabe
• Beschreibung des Geschäftsvorfalls
• Belegdatum und Uhrzeit
• Verantwortlicher Aussteller, wenn vorhanden
• Mehrwertsteuersatz und -betrag
• UID-Nummer
• Zahlungsart
• Ausweisung von Rabatten, sofern welche vergeben wurden

Wie zu sehen ist, sind die Änderungen für viele Unternehmen nichts Neues und sind ohnehin schon Bestandteil in der Buchhaltung. Aber: die Details betreffen vor allem die Kassensysteme, die einige Neuerungen mit sich bringen. Seit dem 1. Jänner 2017 sind die GoBD-Regelungen bereits in Kraft getreten. Es lohnt sich für Sie, bereits jetzt auf ein Kassensystem umzusteigen, das die GoBD Standards für Sie erfüllt. Sie können dies als eine vorbereitende Maßnahme ansehen, wenn es voraussichtlich 2020 eine Registrierkassenpflicht in ganz Deutschland geben wird.

Zusammengefasst: Welche Infos für Sie als Unternehmer entscheidend sind

Für sie als Unternehmer ist es wichtig zu wissen, dass seit dem 1. Jänner 2017 aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Dokumente auch in digitaler Form vorhanden sein sollten. Außerdem soll die Kasse sowohl die Grundsätze der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit und die fortlaufende Aufzeichnung erfüllen. Wie schon bei der Buchhaltung in Papierform müssen Belege auch in digitaler Form gesichert aufbewahrt und mit einer fortlaufendenden Belegnummer vermerkt werden.

Bereits seit dem 1. Jänner 2017 gilt die GoBD für alle Unternehmen Deutschlands. Ältere Kassensysteme, die diese Regelungen nicht erfüllen konnten, mussten daher ersetzt werden. Voraussichtlich im Jahr 2020 herrscht für alle Unternehmen in Deutschland die Registrierkassenpflicht. In Österreich ist die Registrierkassenpflicht seit 2016 eingeführt. Aus diesem Grund legen wir Ihnen jetzt schon dringend nahe, auf eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung für Ihre Kasse aufzurüsten. So können Sie der geplanten Umstellung ganz entspannt entgegensehen.